Wie ich mit fileee meine Dokumente effizient verwalte

In diesem Testbericht möchte ich dir fileee* vorstellen – eine Anwendung, die ich selbst nun schon über Monate ausprobiert habe und die meiner Meinung nach eine der besten Dokumenten Management Systeme auf dem Markt ist – und dazu noch aus Deutschland. Ich werde dir einen Überblick über die Funktionen und Eigenschaften von fileee geben und dir schildern, was ich an Zeit und Aufwand spare. Damit du dann selbst entscheiden kannst, ob es für deine Bedürfnisse geeignet ist.

Die Ausgangssituation: Von Papier erschlagen

Bevor ich zum eigentlichen fileee Test komme, noch ein paar Worte vorab.

Es gibt viele Situationen, in denen es wichtig ist, deine Dokumente und Unterlagen organisiert zu haben. Ob du selbstständig bist und deine Geschäftsdokumente verwalten musst, oder einfach deine privaten Unterlagen ordentlich aufbewahren willst – ein gutes Dokumenten Management System kann dir viel Zeit und Mühe ersparen.

Ich weiß, wovon ich rede: als Privatmann und Selbstständiger bei Pixxelpassion, der auf vielen verschiedenen Ebenen aktiv ist, laufen fast täglich Dokumente ein. Das kann der Schriftverkehr mit der Krankenkasse sein, die Abrechnung von Dienstleistern, die Bescheide vom Finanzamt oder Befunde vom Arzt. Klar, Rechnungen und Belege scanne und archiviere ich in enger Verknüpfung mit meinem Steuerberater dank Lexoffice (dazu später noch ein Artikel). Aber darüber hinaus füllt der restliche Papierkram auch schon locker mehrere Ordner. Das nimmt verdammt viel Platz im Büro ein.

Ja, die sind gut sortiert und beschriftet. Dennoch kostet mich das Nachschlagen von Dokumenten oftmals ordentlich Zeit. Da muss es doch etwas effizienteres geben… und mit fileee habe ich noch intensiver Recherche am Markt eine ansprechende Lösung gefunden.

Übersicht: Welche Funktionen bietet fileee?

Die Funktionen von fileee sind beeindruckend und erfüllen meine Erwartungen an ein Papierloses Büro (Paperless Office) und ein gutes Dokumenten Management System. Die Anwendung bietet viele Möglichkeiten, um Dokumente zu organisieren und zu verwalten.

• Scan via Smartphone: Eine der wichtigsten Funktionen ist die Möglichkeit, deine Briefe, Abrechnungen und Bescheide mit der Kamera deines Smartphones oder deines Computers zu scannen und in Kategorien zu ordnen. Das macht es einfach, Dokumente schnell zu finden und zu bearbeiten.
• Verschlagwortung: Ein weiterer Vorteil im fileee Dokumentenmanager ist die automatische Kategorisierung und Verschlagwortung von Dokumenten. Dank Texterkennungstechnologie werden Dokumente automatisch erkannt und sortiert, was dir eine Menge Zeit und Aufwand erspart.
• Volltextsuche: Dadurch, dass Texte von den Scans in maschinenlesbares Format gebracht werden, kannst du jederzeit per Volltextsuche nach einzelnen Worten innerhalb deiner ganzen Dokumente suchen und diese schnell auffinden. Oder du kopierst Absätze aus deinen Briefen und Bescheiden ganz einfach heraus um sie weiter zu verwenden. Damit entfällt mühsames Abtippen.
• Import: Du kannst auch Dokumente von anderen Anwendungen oder von der Cloud hinzufügen. So kannst du zum Beispiel Rechnungen direkt aus deinem E-Mail-Postfach in fileee importieren und verwalten. Dazu später jedoch mehr.
• Bezahlung: Ein weiteres Highlight in meinen Augen ist die Funktion, mit der du Rechnungen und Belege direkt über die Anwendung bezahlen kannst, ohne die Anwendung verlassen zu müssen. Das ist nicht nur bequem, sondern spart auch Zeit und Mühe.
• Kollaboration: Was ich extrem schätze ist zudem die Möglichkeit, Dokumente mit anderen Personen zu teilen. Du kannst Freunde, Kollegen oder Familienmitglieder einladen, bestimmte Dokumente oder Ordner anzusehen oder zu bearbeiten. Das ist besonders praktisch, wenn du mit anderen Personen zusammenarbeitest oder wenn du deinen Partner oder deine Partnerin an deinen Finanzen teilhaben lassen möchtest.
• Digitale Lösung: Ein weiteres Problem, das von fileee gelöst wird, ist die Reduzierung von Papiermüll. Durch die Digitalisierung von Dokumenten und den Verzicht auf Papier können Unmengen von Papiermüll vermieden werden. Fileee bietet auch eine Funktion, mit der Dokumente sicher und dauerhaft archiviert werden können, was besonders wichtig ist, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten beachtet werden müssen.

Wie effizient funktioniert das Scannen per App?

Das Scannen und die OCR-Erkennung (OCR ist die Abkürzung aus dem englischen “optical character recognition” und bedeutet soviel wie optische Zeichenerkennung) sind in der Regel sehr gut und schnell. Mit der mobilen App von fileee kannst du Dokumente mit der Kamera deines Smartphones erfassen und in wenigen Sekunden speichern. Das freut mich, denn im Sinne von Effizienz möchte ich bei eine großen Anzahl von Dokumenten hier keine Zeit verlieren.

Die App unterstützt auch Randentfernung und eine automatische Perspektivkorrektur, um sicherzustellen, dass dein Scan perfekt aussieht.

Am besten du positionierst deine weißen Blätter auf einem dunklen Untergrund. So habe ich direkt bei den ersten Versuchen bereits perfekte Ergebnisse erzielt.

Die App von fileee ist für iOS und Android verfügbar und bietet eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche.

Sobald das Dokument gescannt und hochgeladen ist, nutzt fileee seine OCR-Technologie, um den Text auf dem Dokument zu erkennen und zu extrahieren. Das bedeutet, dass du das Dokument später durchsuchen und Filtern kannst, indem du nach bestimmten Wörtern oder Ausdrücken suchst. Dies ist besonders nützlich, wenn du eine große Anzahl von Dokumenten hast und schnell das richtige finden musst.

Die OCR-Erkennung ist aus meiner Erfahrung heraus in der Regel sehr präzise und zuverlässig. Die Software erkennt nicht nur den Text auf dem Dokument, sondern auch andere wichtige Informationen wie das Datum und den Betreff des Dokuments. Ja sogar bei den meisten Rechnungen die Rechnungsbeträge und Zahltermine. Außerdem unterstützt die Software mehrere Sprachen, darunter Deutsch, Englisch, Spanisch und Französisch.

Insgesamt ist der fileee Scanner und die OCR-Erkennung eine großartige Funktion, die das Verwalten von Dokumenten einfach und stressfrei macht.

Wie gut lässt sich fileee bedienen?

Meine langfristigen fileee Erfahrungen sind sehr positiv: Die Lösung überzeugte mich sowohl damals beim Einarbeiten als auch heute noch in meiner längerfristigen Nutzung (mittlerweile über 2 Jahre) durch eine sehr übersichtliche und intuitive Benutzeroberfläche. Die Navigation erfolgt über eine klare seitliche Menüstruktur, die es dir ermöglicht, schnell und einfach zu den gewünschten Funktionen zu gelangen.

Die Anwendung ist auch sonst sehr verständlich gestaltet, komplett auf Deutsch und erklärt auch komplexere Funktionen auf eine leicht verständliche Art und Weise. So kannst du auch ohne technisches Know-how Dokumente einfach organisieren und verwalten. Und auch Selbstständige mit wenig Zeit benötigen in der Regel keine weitere Einarbeitung. Alles ist selbsterklärend.

Effizienz durch kollaborative Spaces

Bei fileee gibt es die Möglichkeit, sogenannte „Spaces“ zu erstellen. Diese Spaces sind virtuelle Ordner, in denen mehrere Nutzer gemeinsam Dokumente ablegen und bearbeiten können.

Das Schöne an Spaces ist, dass sie sich für verschiedene Anwendungsfälle eignen. Zum Beispiel könntest du einen Space für dein Familienleben erstellen, in dem du gemeinsam mit deinem Partner oder deiner Partnerin Dokumente wie Mietverträge oder Versicherungspolicen ablegen und verwalten kannst. Oder du nutzt einen Space für deine Arbeit und teilst ihn mit deinen Kollegen, um Projektdokumente und andere wichtige Unterlagen zu sammeln.

Kurz: Spaces helfen dir dabei, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Effizienz zu steigern. Denn wenn mehrere Personen auf die gleichen Dokumente zugreifen und daran arbeiten können, musst du keine Informationen mehr mühsam per E-Mail hin und herschicken. Das hat mich (inklusive kurzem Mailtext und Anschreiben) früher immer viel Zeit gekostet. Auch der Frust zu großer Dateianhänge gehört der Vergangenheit an.

Spaces können auch genutzt werden als gemeinsame Ablage. Zum Beispiel um Dokumente gezielt mit bestimmten Personen zu teilen, ohne dass sie Zugriff auf den gesamten Account haben. Ich gebe dir ein Beispiel aus meinem Alltag:

• Ich nutze Spaces zusammen mit meinem Steuerberater, um für die Steuererklärung relevante Dokumente zu teilen. Alles was ich nicht als Beleg über Lexoffice abrechnen kann. Wie zum Beispiel die Fahrtkostenübersicht oder die Raumaufteilung meines Arbeitszimmers.
• Mit meiner Freundin habe ich einen Space für gemeinsam genutzte Dokumente. Das sind Mietverträge, Strompreisabrechnungen aber auch Urlaubsunterlagen. Wir beide können jederzeit darauf zugreifen und haben immer den aktuellsten Überblick.

Insgesamt trägt die Nutzung von Spaces bei fileee also dazu bei, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Effizienz zu steigern.

Unkomplizierter Datenaustausch durch Schnittstellen

Fileee bietet zahlreiche Schnittstellen, um deine Dokumente mit anderen Anwendungen und Tools zu verbinden.

• So kannst du beispielsweise die Dropbox-Integration nutzen, um deine Dokumente nahtlos zwischen beiden Anwendungen zu synchronisieren. Auch eine Integration mit One Drive oder Box ist möglich.
• Ich nutze aktuell die Schnittstelle zu lexoffice, um eingescannte Dokumente automatisch an das Buchhaltungstool zu übertragen. Mein fileee Ansprechpartner meinte sogar, dass genau diese Schnittstelle in Zukunft noch weiter ausgebaut und mit mehr Komfortfunktionen bestückt werden soll. ich bin gespannt.

Und das Beste daran ist, dass du diese Integrationen nicht extra bezahlen musst, sondern sie sind bereits in den Premium-Tarifen enthalten. Durch diese Schnittstellen wird die Arbeit noch effizienter und du sparst wertvolle Zeit.

Bonustipp: automatische Übertragung von Dokumenten aus Mails zu fileee

Die automatische Übertragung von Dokumenten in Emails zu fileee ist eine sehr nützliche Funktion, um deine Effizienz bei der Verwaltung deiner Dokumente zu steigern. Wie das funktioniert? Ganz einfach: Du leitest deine Emails einfach an eine spezielle fileee Mailadresse weiter und die darin enthaltenen Dokumente werden automatisch erkannt und in deinem fileee Konto abgelegt. Du musst die Dokumente also nicht manuell hochladen und zuweisen, sondern kannst einfach und schnell den automatischen Prozess nutzen.

Dadurch sparst du viel Zeit und vermeidest Fehler, die bei einer manuellen Verwaltung auftreten können. Die automatische Übertragung von Dokumenten in Emails zu fileee ist besonders hilfreich, wenn du viele Emails mit wichtigen Dokumenten erhältst, wie z.B. Rechnungen oder Verträge. Du musst diese dann nicht mehr umständlich heraussuchen und manuell hochladen, sondern kannst dich auf deine Arbeit konzentrieren, während fileee alles Weitere für dich erledigt.

Mit dieser Funktion kannst du auch sicher sein, dass keine wichtigen Dokumente verloren gehen oder vergessen werden, da fileee diese automatisch erkennt und speichert. Die Übertragung ist daher ein großer Vorteil für alle, die ihre Arbeitsabläufe optimieren und Zeit sparen möchten.

Preise

Nun komme ich zum letzten Elefanten im Raum: den Preis. Fileee* bietet verschiedene Preispläne, um den unterschiedlichen Anforderungen seiner Kunden gerecht zu werden.

Die Basisversion ist kostenlos und bietet bereits viele Funktionen wie das Scannen von Dokumenten und die Möglichkeit, diese zu organisieren und zu teilen.

• Der Premium-Business-Plan bietet zusätzliche Funktionen wie eine Kalenderintegration, eine revisionssichere Ablage oder den praktischen Multiedit (mehrere Dokumente mit einmal bearbeiten). Außerdem hast du hier die priorisierte Analyse, die dir bei der OCR Erkennung enorm Zeit spart. Der Preis beträgt 7,99 Euro pro Monat.
• Darüber hinaus gibt es für größere Unternehmen, Kanzleien und Agenturen noch den Professional und den Enterprise Tarif. Diese bieten die selben Funktionen aber deutlich mehr Dokumentenscans pro Monat sowie mehr Nutzerlizensen.

Im Vergleich zu ähnlichen Anwendungen bietet fileee ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Preis und Leistung. Während es einige kostenlose Alternativen gibt, die jedoch nicht den gleichen Funktionsumfang wie fileee bieten, gibt es auch deutlich teurere Optionen, die möglicherweise überflüssige Funktionen haben. In meinen Augen für den gebotenen Funktionsumfang das günstigste Tool am Markt.

Einsparpotenziale

Ich nutze fileee selbst privat und als Selbstständiger bei Pixxelpassion. In beiden Rollen hatte ich mich früher immer wieder ertappt, wie ich teils Minuten nach irgendwelchen Unterlagen endlose Ordner durchwühlte. Ich bin wahrlich nicht unorganisiert, aber das kostete mich regelmäßig wertvolle Zeit.

Dazu kam der Platzbedarf der ganzen Ordner, welche dank Aufbewahrungsfristen schon mal einige Schränke einnehmen konnten.

Klar: Urkunden, Auszeichnungen, Zeugnisse oder Rechnungsbelege hebe ich auch weiterhin physisch auf. Alles andere wandert aber mit fileee in eine schlanke und digitale Welt hinüber.

Das Wiederauffinden spart mir alleine schon Zeit und Nerven. hinzu kommt noch das einfache Teilen von Dokumenten mit meinen Steuerberater, der Hausverwaltung und der Versicherung. Keine Mails mehr mit zu großen Anhängen. Da kommen in meinem Fall gut und gerne mal 5 Stunden im Monat zusammen. Und ich bin nur Einzelunternehmer.

Rechne dir das einfach mal für dein Unternehmen und dein Pensum hoch. Gerade bei Arbeitsteams, sowie kleinen und mittelgroßen Büros, Agenturen oder Kanzleien hast du den Preis für fileee bereits mit den ersten Einsätzen wieder drin.

Das sind die fileee Erfahrungen meiner Kunden

Ich bin so überzeugt, dass ich auf fileee nicht nur selbst schwöre, sondern die Lösung auch regelmäßig in unserem Pixxelpassion Netzwerk einsetze. Zum Beispiel um Projektdaten auszutauschen und gemeinsam vorzuhalten.

Und auch einigen meiner Kunden habe ich fileee empfohlen. Hier deren Meinung:

Insgesamt scheint die Mehrheit meiner Kunden sehr zufrieden zu sein und empfiehlt die Anwendung gerne weiter. Wenn du also auf der Suche nach einer einfachen und intuitiven Lösung zur Verwaltung deiner Dokumente bist, könnte fileee eine gute Wahl für dich sein.

Welche Alternativen gibt es zu fileee?

Bevor ich mich bewusst für fileee entschieden habe, führte ich natürlich eine ausführliche Marktrecherche durch, um mir einen Überblick zu verschaffen. Die möglichen Alternativen möchte ich dir nicht vorenthalten:

Für wen eignet sich fileee besonders?

Die Zielgruppe von fileee ist recht breit gefächert. Sie startet bei Selbstständigen und Start-Ups, die ihren Papierkram in den Griff bekommen und sich digitalisieren wollen. Über kleine, lokale Dienstleister bis hin zu mittelgroßen Unternehmen.

Ein auf die bisherigen Erfolgsgeschichten von fileee gibt beispielsweise gute Einblicke, wie lokale Frisörsalons, Zahnärzte oder Apotheken ihre speziellen Anforderungen mit dem Dokument Management System umsetzen.

Fazit

Kommen wir zum Fazit von meinem umfassenden fileee* Test: Ich nutze die Lösung mittlerweile seit über zwei Jahren und bin begeistert. Sowohl beruflich als auch privat spare ich im Monat mehrere Stunden meiner wertvollen Zeit bei der Archivierung, dem Wiederfinden und dem Teilen von Dokumenten. Das Tagsystem und die Dokumentenverwaltung sind durchdacht und erleichtern mir den Alltag enorm. Zusätzlich gibt es Schnittstellen zu vielen relevanten anderen Anbietern.

Lediglich die Geschwindigkeit der OCR Erfassung hat mir anfangs etwas zu lange gedauert. Mit dem Wechsel in den Premium Tarif und der damit verbundenen priorisierten Analyse gehört jedoch auch das der Vergangenheit an.

Zudem bin ich gespannt, was der Anbieter künftig in Sachen Automationen und Schnittstellen noch ausbauen wird. Hier kann ich mir die ein oder andere Komfortfunktion durchaus noch vorstellen.

Unterm Strich ist es für mich als Selbstständiger und wohl auch für kleinere Firmen eine sehr effiziente Lösung, um auch endlich den Papierkram deutlich mehr hinter sich zu lassen und ein weiterer Schritt Richtung Paperless Office.

Häufige Fragen

Aktualisierungen dieses Artikels:

• 15.04.2023 – Erstveröffentlichung

Quellen:

• https://www.fileee.com/mediathek